21 мая прошла вторая онлайн-конференция AdDays, которую мы подготовили с учетом всех замечаний и ошибок, допущенных в первый раз. Мы получили позитивный фидбек от зрителей, а еще мы захотели поделиться с вами кейсом по подготовке. Нам скрывать нечего, а вам будет интересно. 

В этом кейсе мы расскажем о том, как команда PUNCH готовила AdDays, сколько денег потратили и сколько заработали, с какими сложностями встретились и как их решали. И приоткроем немного информации об AdDays 3.

Начните работать с PNCH.NAME 

Подготовка первой конференции AdDays 

В конце 2023 года мы начали организацию первой онлайн-конференции, которая была одним из способов нашего продвижения. 

Еще 19 декабря AdDays был «ноунейм онлайн конфой» и мы только собирали информацию об организации:

Планы были грандиозные: месяц на организацию, дизайн и планирование, месяц на сбор спикеров и реализацию конференции, месяц на создание ажиотажа вокруг самой конфы. Назначили дату на 17 апреля. 

На бумаге все выглядело красиво и логично:

Половина тасок так и осталась невыполненной. Например, мы не писали контент-план и не делали тестовый стрим за 2 недели. Площадка для конфы была выбрана автоматом, никакого перфоманса мы не делали, а про рекламу вообще вспомнили за 3 недели до конференции. Это нормально, когда ты планируешь больше, чем реализовываешь на деле. Нам нужно было уложиться в срок, поэтому мы флексили и отрезали половину задач на ходу. 

Забежим вперед: прототип и дизайн сайта у нас был готов еще 16 января, но в прод сайт мы выкатили только в начале марта. Кто ж знал, что при натягивании дизайна появятся сложности? 

Ожидание
Денис и Макс были единственными кандидатами на роль ведущих. Других мы просто не рассматривали. Нам было важно, чтобы конфу вели люди, которые понимают сферу. Мы отсмотрели десятки записей и поняли, что красивые девочки, которые не понимают о чем они говорят — это не наш формат. 

25 января мы осознаем, что делать конфу в запланированные даты — плохая идея, 11 и 12 апреля будет BroConf, а значит все будут в Москве или откисать после бурной алкогольной активности. Переносим дату на 25 марта. 

При анализе прошедших конференций стало понятно, что кругом показывают одних и тех же людей. И сама по себе появилась концепция, что мы даем трибуну новым лицам. Спикеры набрались за 1-2 недели. Заявок было много, а еще мы сами предлагали выступить тем, за кем следили. Примерно так выглядел наш предварительный список:

Не обошлось и без косяков. Например, одного из спикеров, которого мы аппрувнули и анонсировали, пришлось отменить. Нам стал поступать фидбек о методах работы докладчика от прошлых сотрудников, мы пересмотрели его презентацию и отказали в выступлении за пару дней до того, как он собирался записывать доклад. Да, так тоже бывает. 

Ещё одна сложность, о которой стоит сказать, так как она совсем неочевидная — мы не смогли потратить запланированный бюджет на рекламу. Сначала в планах было $10 000, затем мы увеличили бюджет до $30 000. Мы буквально говорили: «Возьмите наши деньги», но потратили только $12 000 на маркетинг. 
Все каналы, где закупали рекламу, собирали в отдельную табличку. Контакты, каналы и реквизиты, конечно, скрыли:

После была рутина: пинговали докладчиков и спонсоров, закупали посты, писали и публиковали анонсы. В первую AdDays мы получили два доклада в ночь перед конференцией, один доклад за 2 дня до конфы. Можно давать сколько угодно времени на подготовку, но люди тянут до последнего. Вели отчетность в таблицах, чтобы самим не запутаться и не потерять фокус. 
Должников скрыли, чтобы им не было стыдно:

Первую конференцию мы почти не работали в Notion и пользовались подручными средствами. Таблица и общий Google Диск позволял команде получать доступ к нужным материалам и фокусить дедлайны. Можно было просто зайти в папку со спикерами и по цвету понять, кого нужно пинговать:

А чтобы не путаться в постах и промо, мы завели отдельный канал, где продумали для себя навигацию. Текст — пост для публикации, в комментариях промо и дополнение, если есть реакция — пост аппрувнут, если пост опубликовали, то его удаляем. Было удобно и быстро. 

В день конференции сложностей почти не было. Ведущие отлично подготовились, доклады были смонтированы, конфа проведена. Где-то в середине нам начали крутить ботов, но Макс и Денис обыграли этот момент и особого урона мы не получили. Оперативную связь с ведущими держали через чат в Telegram, а еще в Ростове был Эвик и Ксюша, контролируя то, что происходит в студии. 

Благодаря одному из конкурсов мы приняли решение, что все розыгрыши в дальнейшем будут проходить на нашей стороне, чтобы у зрителей не было даже шанса сомневаться в их честности.

Мы понимали, что конференция вышла далеко не идеальной, поэтому первым делом собрали обратную связь от зрителей и мониторили фидбек в пабликах. Всего мы получили 16 фидов через форму и с десяток обратной связи из постов в личных каналах.

Вся команда благодарна тем, кто потратил свое время и оставил обратную связь. Именно это помогло нам исправиться и сделать вторую конференцию еще лучше. 

Подготовка второй конференции AdDays

То, что вторая конференция будет, было решено сразу после первой. На этот раз условия были еще жестче:

  • Нам нужно было провести работу над ошибками;
  • За 3 недели до конференции в команду пришло 2 новых сотрудника с онбордингом на уровне: «Это проекты, их нужно развивать»;
  • Через 10 дней после нашей конференции будет MAC и многие реклы понесли бюджеты и внимание туда. 

Сначала мы проанализировали фидбек от зрителей и выделили основные проблемы:

  • Доклады долгие и без динамики;
  • Доклады слишком рекламные;
  • Много повторяющихся направлений в темах, например, два доклада по креативам;
  • Формат устаревший и немного приевшийся;
  • Негатив в чате в сторону зрителей и докладчиков;
  • Нет докладов для новичков;
  • Не представляли спикеров перед их выступлением. 

Решили начать с докладов, более жестко отбирать спикеров и загонять их в рамки. Если в первый AdDays мы писали всем, кто мог потенциально стать спикером на любую арбитражную тему, то в этот раз у нас был пул своих тем:

Но были ребята, которые предложили интересные доклады и мы их аппрувнули. Например, Ксюша и Левон пришли уже с готовой темой и мы просто ждали, когда они отснимут материал. Также хотелось часть докладов закрыть своими силами, поэтому на конфе выступил Эвик и Николай. 

Казалось, что доклады от команды упростят подготовку к конференции, но вышло наоборот. Коля почти 2 недели искал петличку в Батуми и не мог скинуть нам свое фото. На этом фоне у нас появилось много внутренних шуток и мемов:

Проблемы с фотографиями были почти у всех мужчин конференции. У нас было 8 докладов, 7 из них делали парни и 5 из них не могли прислать фотографию потому что «Нет подходящей». 

После того как был набран основной пул спикеров, нам посоветовали позвать Данилу Иванова, который рассказывал про аналитику. И именно он был первым шагом к тому, чтобы формат AdDays поменялся. На созвоне Данил сказал сразу: «Я не хочу быть в записи, потеряется вся магия цифр», и мы ему предложили выступать в онлайне. 

Докладчики в онлайне — это всегда риск. Ты не знаешь, что скажет спикер, не скомпрометирует ли конференцию и, банально, не будет ли тормозить интернет во время выступления. С Данилой все прошло супер — сначала было непонятно, потом еще непонятнее, а потом все поняли насколько информация полезна. 

Формат дебатов появился в процессе обсуждения динамики конференции. Мы понимали, что делать формат: доклад — вопрос-ответ — ведущие — реклама — доклад — провальная тактика, это уже стало скучным. Изначально была идея сделать подкаст с одним гостем, который подключился бы на удаленке или приехал в студию к Денису. 

После эту идею мы докрутили до формата дебатов на тему «Медийка “За” или “Против”», а уже потом появилось еще две темы. 

Дебаты на тему «Рост в соло или в холдинге» планировались совсем другими. Marlerino Group сразу заявили, что они хотят участвовать в дебатах со стороны холдинга и мы стали искать соло-вебов. Уже в процессе поиска мы подкорректировали тему и стали обсуждать это в плоскости: «Рост в команде или в холдинге». У нас был контакт с тимой, которая отлично развивается без холдингов и была готова выступить. А после мы узнали, что Антон Войстриков готов поучаствовать в дебатах и появилось две плоскости этой темы: про развитие команды и про развитие продукта.   Дебаты про CPA-сеть и прямого рекла появились благодаря Glory Partners. Ребята не хотели выступать с банальным докладом и мы предложили им дебаты. Дальше у нас был выбор: продать место в дебатах другой партнерке или пригласить сильного оппонента. Скажем честно — пытались продать место, но остановили свой выбор на Саше Уснул. И не пожалели.

Мы видим, что рекламодатели и спикеры все чаще хотят отходить от формата «говорящей головы» и приевшейся рекламы. Например, в эту конференцию у нас было 4 доклада, отснятых не на фоне презентации, а в студии. Конечно, тренд задали ZMы со своим продакшеном, и приятно видеть, что он выходит за рамки холдинга в рынок. Реклам тоже хочется чего-то нового и интересного, а не простого промо между докладами. На третью конференцию мы планируем, что большая часть докладов будет со студийной записью. 
Негатива в чате не было благодаря более жесткой модерации. Если в первую AdDays чат модерировало 2 человека, то во вторую — вся команда. Мы беспощадно забирали право писать у тех, кто пытался раскачать лодку в сторону негатива. И, как видим, это было хорошим решением. 
Есть что рассказать и о факапах. Например, 20 мая, в 22:58 один из спикеров решил внести изменения в свой доклад. Сказать, что мы были не в восторге — это ничего не сказать. Но пошли навстречу и заменили запись:

Вечером шутили, что нужно, чтобы еще кто-то за 20 минут до конференции написал, что нужно поменять промо. За 20 минут до конфы не написали, а вот за 20 минут после — да:


Несмотря на то, что вот такие изменения и просьбы — это всегда боль, мы идем навстречу и спикерам и спонсорам, если такая возможность есть. В этот раз, к сожалению, ее не было. 

Не обошлось и без косяков во время трансляции. Например, мы не продумали тот факт, что после рубрики «Вопрос-ответ» у нас идут дебаты. Нам нужно было каким-то образом успеть добавить 2-4 участника в Zoom за 2 минуты, которые шел рекламный ролик, и проверить звук и камеру. Поэтому иногда рекламные ролики шли по кругу. 

Также доклад Пельменеджера был настолько шикарен, что YouTube отказывался его воспроизводить, а портрет за спиной одного из докладчиков навел шуму среди спикеров. Нельзя не упомянуть и тот факт, что нас подвели рекламные промо спонсоров. После конференции трансляцию выпилил YouTube за нарушение авторских прав:

Но, как показывает наш опыт, если в целом конференция получилось хорошей, то на мелкие проблемы никто не обращает внимание. Поэтому все трудности удалось решить и никто не акцентировал на них внимание. Более того, все шутили в чате и получали удовольствие не только от самой конференции, но и от общения:

В этот раз мы также запросили фидбек от зрителей и от команды, собрали документ, чтобы сделать третью конференцию лучше второй:


Конференция со стороны ведущих

Нужно сказать, что колоссальную работу делают не только организаторы, но и ведущие конференции. Ребята сидят по 8-10 часов на одном месте, едят в перерывах между своими репликами и очень сильно устают к концу рабочего дня. Поэтому мы попросили Дениса и Макса рассказать о том, как выглядит конференция по ту сторону экрана. 

«Я постоянно не могу сдерживать смех в кадре»

Максим Довольный, ведущий конференции AdDays

Привет. Расскажи, был ли у тебя опыт ведения онлайн-конференций до AdDays?

Привет, нет, конференции я не вел. Но у меня достаточно опыта ведения онлайн-подкастов с 5 гостями. Я один из первых делал «голосовые чаты» когда их только добавили в Telegram, звал представителей разных партнерок и дискутировал на темы разных вертикалей. 

Чего больше всего боялся перед первой конференцией?

Я перфекционист, к сожалению. Начинаю переживать когда что-то идет не так, даже если это не моя зона ответственности. 

Переживал, наверное, больше всего за такой длинный формат. Нужно очень долго быть в кадре. Но все прошло более-менее отлично. Мне есть с чем сравнить, ведь я в 2021 году проводил свою онлайн-конфу.

С какими сложностями ты, как ведущий, столкнулся в первую и во вторую конфу? Удалось ли их решить?

В первый раз было сложно ориентироваться в сценарии, некоторые вещи там не прописаны и чуть ставят в ступор, на который нет времени. Еще нужно чуть вместе поработать с Деном, чтобы легче понимать, кто сейчас говорит. Во второй раз стало получше, но было стыдно за конкурсы, думаю к третьей конференции мы это подтянем.

А еще, помимо того, что ты постоянно говоришь и находишься в кадре, нужно слушать доклад спикера, чтобы задавать ему вопросы и в целом быть в курсе событий. У нас почти нет времени поесть или сходить в туалет. Помещение студии достаточно темное, чтобы был хороший свет в кадре, и спустя 4-5 часов появляется нехватка воздуха, хочется подышать и размяться.

Зрители видят вас только во время трансляции, но мы знаем, что есть подготовка «до»: можешь рассказать подробнее? Что вы делаете в ночь перед трансляцией и почему приезжаете в студию за несколько часов до самого мероприятия?

В этом плане большой плюс AdDays, что все подготовительные вопросы на себя забирает Ксюша. Техничка висит на Денисе, а я — просто приглашенная говорящая голова. Хотелось бы сказать «заранее изучаю сценарий», но мне его присылают в лучшем случае за сутки. Поэтому до конфы я стараюсь почитать и где-то транслитерировать английские названия, где-то добавить себе «переходы», чтобы не так сухо звучало.

Какой факап за все время конференций AdDays тебе запомнился больше всего?

Обычно на вопросах и ответах крупный план на мне, потому что я задаю вопросы спикеру. И именно в эти моменты Денис начинает листать чаты, так как он не в кадре, и подсовывать  мне мемы. Из-за этого я не могу сдерживать смех в кадре.

Что происходит за кадром, когда работают доклады?

Я читаю чат «ведущие», стараюсь слушать доклад, иногда удается что-то быстро съесть или сходить в туалет. В целом время бежит очень быстро. Во второй конфе доклады стали короче и буквально 5-7 минут – это все что есть у нас на поддержание жизнедеятельности. 

«Я уверен, что третья конференция будет намного продуктивнее, потому что подготовка к ней у меня лично начнется в июне»

Денис Денисенко, ведущий конференции AdDays

Привет, Денис, ты в AdDays не только ведущий, но и отвечаешь за техническую часть. Расскажи, с какими сложностями ты и команда чаще всего встречались?

Самая главная сложность — это в моменте прямой трансляции правильно вывести картинку. Сейчас это главный наш факап, который мы пока что не научились решать, но понимаем, как это сделать правильно. 

Это реально сложно, так как для того, чтобы реализовать вывод слоев правильно, надо заранее выставить все необходимые камеры и захваты экранов, подключив всех спикеров к спичу. Прямая трансляция выводится с OBS административного компьютера и когда начинается трансляция, нам сложно это сделать незаметно. Поэтому все слои с которыми мы играемся, видны участникам. Чтобы сделать это правильно, нужно, чтобы все десять спикеров сразу уже сидели в зуме, и мы каждого заранее выводили как слой. 

Если говорить о деталях, за которые мы отвечаем, и о тех сложностях, которые могут возникнуть у нас, на этапе, к примеру, подготовки мероприятия как ведущими, тут сложностей никаких нет. Есть уже выстроенный алгоритм, по нему мы действуем, выстраиваем сценарии для спикеров, вопросов, рекламных пауз, озвучивания конкурсов. И идем по этому списку с моим коллегой Максимом Довольным. То есть тут сложного ничего нет. Нужно просто потратить чуть больше времени на подготовку. 

Если мы говорим про техническую, операторскую часть, то есть подготовку сцены, то тоже уже ничего сложного нет. Мы с этим не первый день работаем. Даже если мы говорим о конференциях, это вторая конференция. Подготовка сцены — уже обыденность. 

Мы отработали много и подкастов, и интервью, и репортажей. Понимаем, как настраивается свет, звук, как это синхронится, выводится. За это отвечает выделенный человек, и с этим тоже сложности нет. За трансляцию отвечает отдельный человек, который тоже обучен. Он работает с видеомикшером, звуковой картой, OBS. 

За сколько начинается подготовка к конференции? Что, кроме сценария и камер, вы еще делаете?

На мне, как на техническом подрядчике, висит вопрос технического обеспечения. Это полностью настройка, подготовка сцены, операторская, техническая часть работы, за которую отвечает Саша. То есть все, что не касается прямой трансляции. Модерирование прямой трансляции — это настройка и вывод камер, зуммирование, свет. За все это отвечает Саша. Виталий отвечает за прямую трансляцию, за работу видеомикшера, звукового пульта, чтобы было слышно хорошо, чтобы сцены переключались хорошо, реклама включалась, спикеры выводились. 

Как правило, подготовка конференции начинается за два месяца, потому что часть оборудования мы арендуем заранее, чтобы не было никаких факапов. Также договариваемся со всей командой о том, что у нас будет день занят конференцией. И это надо готовить заранее, так как каждый специалист, который выполняет определенные работы в подряде в нашей команде, независимый. Они могут просто-напросто в этот день не выйти по причине того, что взяли уже какой-то заказ. 

Начальная подготовка конференции с согласованием дат начинается за 2-3 месяца. Следующая конференция, например, уже предварительно согласована со всеми подрядчиками. Оборудование еще не арендовано, но по приезде из Еревана мы его забронируем, и, следовательно, нам останется работать только над спикерами, сценарием, партнерами и над основной механикой проведения интерактивов. Как правило, вторая часть идет в течение месяца до конференции.

Что происходит за кадром конференции во время трансляции? 

Этот вопрос можно также адресовать Эвику, потому что он участвовал в первой конференции, видел, как все происходит. Если детализировать, то я за часа три собираюсь, проверяю, настраиваю дополнительно сцену, дорабатываю ее. За два часа мы все собираемся в студии и начинаем запускать сцену. За час мы уже потихонечку подготавливаем вывод, видеоматериал, настраиваем слои в OBS, и за 15 минут до конференции выводим первый видеоролик. 

Далее вступительная часть, и мы включаем докладчиков. Как правило, доклады запускаются в записи, и эта пауза в записи сопровождается нашими паузами. Мы можем пойти в туалет или перекусить.

Любая съемка у меня сопровождается какими-то вкусняшками. Я заказываю всегда еду и выпить. Если кто-то пьет что-то покрепче, то мы тоже покупаем это. Но многие из команды отказываются, чтобы держать фокус на конференции. 

Если у нас есть гости за кадром, то покупаем им что-нибудь выпить, чтобы им было интереснее сидеть весь тайминг. 

Помимо этого кто-то из нас слушает спикеров, для того, чтобы быть в контексте. Виталий, главный наш специалист по трансляции, курирует все тайминги, И он обычно говорит: «У вас 10 минут, у вас 20 минут, можете пойти покурить, поесть, можете послушать посидеть». 

Какие советы и предостережения можешь дать тем, кто хочет запустить свою конфу?

Все, что мы делаем идет по наитию, все идет исключительно интуитивно благодаря команде Эвика. Вообще именно из-за Эвика у нас появилась возможность тестировать такой прикольный кейс. 

Самый главный, наверное, совет, который я дал бы — начинать заранее готовиться. Если вы не знаете, что делать — пытаться у кого-то узнать, например, у меня. Узнать о каких-то деталях, потому что каждая конференция сопровождается подводными камнями. Если их устранять, то каждая конфа будет получаться лучше предыдущей. 

Важно лучше подготовиться по сценарию, отобрать спикеров, подготовиться к вопросу-ответу, важно найти правильных подрядчиков, чтобы не было никаких проблем с техническим выводом прямой трансляции и прочими деталями. Все необходимое оборудование по смете необходимо собрать правильно, чтобы ничего не выключилось, не отключилось, не перегрелось. Потому что есть оборудование, которое не рассчитано для прямых трансляций. 

Помимо этого надо решить вопросы с интернетом — чтобы интернет был, чтобы не было проблем со светом и прочими деталями. То есть деталей много, но это тема для отдельного разговора, для отдельного стрима. В его рамках я бы мог рассказать последовательность, как происходит процесс подготовки конференции с технической точки зрения.

Какой самый жесткий факап за две конфы ты помнишь?

Наверное, самый жесткий факап, это история, когда у нас вывод спикера или вывод сцены в виде слоя в OBS происходит прямо при режиме прямой трансляции. И приходится эти границы экрана двигать. Вот это вот самый главный факап у нас. Мне это очень не нравится, это нарушает целостность картинки. Я как перфекционист начинаю просто нервничать неимоверно. 

А так никаких факапов, я считаю, не было. Мы двигаемся хорошо, мне все очень нравится. Я уверен, что третья конференция будет намного продуктивнее, потому что подготовка к ней у меня лично начнется в июне. 

Команда, онлайн, траты и доходы

Перейдем к теме, которая, уверены, волнует всех зрителей и тех, кто хочет организовать конференцию своими силами. Мы неоднократно видели в фидбеках мнение о том, что онлайн-конференции — это очень прибыльное дело, которое с лихвой окупается и приносит огромные ROI. Но так ли это на самом деле?

В подготовке конференции принимает участие несколько человек. Чтобы было понятнее — таблица, с зонами ответственности:

КтоЗа что отвечает
Эвик, овнерАппрув ключевых изменений и вопросов, финансовые вопросы
Денис, ведущий + модерированиеВедущий конференции, подготовка сценария, аренда оборудования, предоставление студии, работа с техническими подрядчиками
Макс, ведущий конференции + модерированиеВедущей конференции, общение со спикерами, вопросы для спикеров
Александр, технический специалистВсе что связанно с оборудованием, настройка, подготовка сцены и прочим дела. Монтаж докладов 
Виталий, технический специалистМодерация и сама трансляция, дальнейший вывод и подготовка докладов по темам
Майк, дизайнерПромо-материалы для социальных сетей, оформление презентаций, моушен-дизайн, сайт, сторисы
Николай, ответственный по сайтуРабота сайта, добавление спикеров и спонсоров
Наташа, главный редакторТекстовые материалы до и после конференции, контроль и помощь спикерам и спонсорам 
Полина, SMM-менеджерСоциальные сети
Ксюша, PR-директорПоиск и контроль спикеров и спонсоров, помощь по всем вопросам
Авторы Транскрибация докладов, помощь с постами
Аутсорс верстальщикПравки по сайту
Аутсорс моушенПромо-ролики для конференции и партнерок

В теории штат можно уменьшить до 4-5 человек, если у вас есть время и навыки делать работу этих людей самостоятельно. Например, в первую AdDays у нас не было SMM, а посты все писал главный редактор. 

Какая-то часть денег, конечно же, уходит на зарплаты сотрудников и рекламу. Например, вместе с оплатой ведущим, в первую конференцию мы выплатили $5 827. Еще $11 932 ушло на маркетинг: закупка посевов, амбассадорство у YodaTraffic и кружочки от Евгений Юрьевича. 

Во вторую конференцию потратили $6 791 на выплату зарплат и ведущим, $6 045 на маркетинг. Также нужно учитывать, что мы оплачивали призы победителям в конкурсах от AdDays и PNCH.NAME — это тоже не малая статья расходов. 

Общая картина выглядит следующим образом:

А так выглядит разбивка по просмотрам и показам. Первую конференцию просмотрело более 3 000 человек и эта цифра будет расти. Вторую конференцию посмотрело более 900 человек за неделю, и цифра также будет расти:

Итог: планы на AdDays 3

Сейчас команда уходит на так называемые летние каникулы, но уже сейчас начнем готовиться к осенней версии AdDays

Конференция будет проходить два дня: 10 и 11 сентября 2024 года. Да, мы услышали, что сидеть 8 часов — слишком много и для зрителей, и для ведущих. Наша команда уже подбирает спикеров и темы для докладов, продумывает новые форматы, которые будут интересны зрителям и добавят динамики.

Мы доработаем формат дебатов: обсудим больше интересных и спорных тем, дадим больше времени на ответы участникам. Обновим конкурсы и сделаем упор на розыгрыши, в которых нужно взаимодействовать с аудиторией, а не подписываться на каналы. 

Также мы договариваемся с людьми, которые помогут организовать нам покерный турнир за день до конференции, пересматриваем рекламные офферы для спонсоров и многое другое. Следить за обновлениями вы можете в нашем Telegram-канале, а обсуждать конференцию — в чате. 

Регистрируйтесь в PUNCH